En la administración no podemos pagar con tarjeta de crédito

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Hay cosas que son verdaderamente absurdas en la administración pública en una época como la que vivimos, al menos desde mi experiencia en las administraciones públicas para las que he trabajado, y es el hecho de no poder pagar con tarjeta de crédito.

Pero ¡ojo!, no me refiero a eso de que el político o directivo de turno tenga una “tarjeta de empresa” y pueda pagar con ella las comidas, bebidas y estancias varias con cargo al presupuesto de la administración (y que “algo” pagamos entre todos). No. Me refiero a disponer de una tarjeta de crédito para compra de productos y servicios a través de Internet.

Tranquilos, no se me lleven las manos a la cabeza. Tampoco hablo de comprar un casco de Darth Vader en eBay o tener una suscripción de Netflix o Spotify para el uso y disfrute de los empleados públicos. Hablo de tener algún medio de pago electrónico con el que poder probar algún servicio SaaS o de poder comprar una licencia de software que solo se pueda comprar online. Vamos, lo que haría cualquier empresa privada o emprendedor cuando se mueve en este mundo. Por ejemplo, probar un software en la nube para la gestión de proyectos, o versiones superiores de Slack, o herramientas para crear presentaciones, o herramientas online como Videolean para crear vídeos y difundir contenido en medios sociales, o comprar una plantilla guapa de PowerPoint para una presentación, o simplemente comprar un dominio de Internet o espacio de almacenamiento en Amazon, Google Drive o Dropbox.

Hablamos de pagos que en muchos casos puede que no superen los 50 euros/dólares al mes (cuando son pagos recurrentes) y aunque sea mayor, 1.000 o 3.000 euros al año, da igual. Eso, para una administración como para la que trabajo, es el chocolate del loro. Trabajando en un departamento que se encarga de tecnología (al próximo que me nombre eso de “nuevas tecnologías” le hago un unfollow sobre la marcha) no contar con una herramienta de pago online nos obliga a hacer malabarismos para cumplir la ley y de paso molestamos a algún proveedor para que nos haga de intermediarios. En muchos casos, esos proveedores se aprovechan de la situación (y lo veo completamente comprensible). porque esos intermediarios tienen que ganar dinero con esto, y para un pago de 100 euros tienen que poner su margen (por las molestias) y ese margen puede ser muy alto.

Pongamos un ejemplo y veamos las dificultades que se plantean:

Somos la administración AP, una administración solvente, con más de 50 millones de euro es cash en bancos, y con un presupuesto anual de más de 500 millones de euros.

La situación que yo me imagino

Con ese dinero en cash el poder de negociación con entidades financieras entiendo que puede ser, cuanto menos, holgado, como para que una entidad emita una tarjeta de empresa tipo monedero, que sea recargada, por ejemplo, con 5000 euros de crédito. Esa tarjeta podría estar bajo custodia de un empleado público con la responsabilidad suficiente, ya que se trata de pagar cosas o servicios muy tasados. Si esto ocurriese, contratar un servicio SaaS o hacer pequeñas adquisiciones sería igual que lo que hacemos cada uno de nosotros en nuestra vida particular. Esos gastos estarían debidamente justificados por un informe técnico de quien corresponda, razonando el motivo de la adquisición o contratación. Esto presenta varios problemas en una administración:

La dichosa factura

Todos los gastos en una administración tiene que ser justificados mediante facturas (lógico), en el idioma español y con unas condiciones muy concretas que deben cumplir a la hora de emitir la factura. Ya sabemos que la gran mayoría de estos servicios estarán en inglés y nos emitirán una factura en ese idioma y con el formato que ellos tengan acostumbrados, una factura que sería válida en cualquier empresa en España, excepto en una administración pública.

Pagar al tener el producto o finalizar el servicio

Si se trata de servicios que nos prestan (como cualquier SaaS), la Ley de Contratos del sector público dice por ahí que los pagos de servicios se realizarán a la finalización de los mismos, es decir, cuando una administración contrata un servicio, paga al finalizar la prestación del mismo. Esto choca frontalmente con cómo funcionan las cosas en Internet, cualquier servicio SaaS primero pagas la suscripción y después la usas por el periodo contratado. Ni más, ni menos. Probablemente este punto podría ser salvado si se viese este servicio como una suscripción “a una base de datos” que es lo más aproximado que aparece en la Ley para contratar este tipo de servicios, una chapuza que podría colar.

El periodo de contratación

Si encima se trata de servicios recurrentes, que superan el año de duración (o simplemente es menor de un año pero supone dos periodos en años contables distintos), nos encontramos con que no podríamos contratarlos tan a la ligera. Un servicio que supere la duración de un año supone un gasto plurianual, esto supone una cantidad de papeleo y tiempo de tramitación que en muchos de los casos, para que sea aprobado, pueden pasar entre 3 y 6 meses. ¿Me estás diciendo que para contratar el acceso a una herramienta online X que cuesta 300 euros al año tengo que hacer un procedimiento que tarda meses en ser aprobado y encima después tengo que licitarlo mediante un procedimiento que permita la concurrencia? Pues sí, y encima, no puedo contratar el servicio X sino que tengo que contratar “algo” que haga lo que el servicio X, pero sin decir su nombre (no podría favorecer un servicio similar frente a otro). Vamos, ya solo con esto se le quitan a uno las ganas de todo.

 

Lo que al final tenemos que hacer

Buscar un proveedor de confianza que contrate

Contactar con un proveedor P que, o bien contrate en nuestro nombre el servicio X, con lo que perderíamos en muchos casos el control de la suscripción, o bien sea tan amable de facilitarnos un nº de tarjeta de crédito que podamos usar para que nosotros, la administración, podamos contratar el serivcio X. De cualquier forma, el proveedor es el que pone el medio electrónico de pago, realmente hace de mero intermediario. Este proveedor no me va a dar soporte y no va a responder si el servicio X se cae. Básicamente lo estamos usando para que nos ponga una tarjeta.

Emitir una factura válida y esperar para cobrar

El proveedor P será el que emita la factura a la administración AP, por el concepto que corresponda, esa factura ya tendrá la forma que la administración AP desea, y estará en español, como debe ser (je, je). El servicio X cobrará de la tarjeta de crédito del proveedor P en el mismo momento de la contratación, pero la administración AP no le pagará al proveedor P hasta que presente su factura y, con suerte en un mes, o con menos suerte en tres o cuatro meses, vea cobrada su factura. Y si encima en la administración AP se ponen quisquillosos con el tema de la recurrencia o de los plazo, entonces esto podría convertirse en un verdadero quebradero de cabeza para el proveedor y para el departamento que ha hecho la contratación.  El margen que ponga el proveedor será básicamente el que le de la gana. Yo se que el servicio cuesta 300 euros al año, pero las molestias que le genera al proveedor, la demora en el pago y cualquier otro inconveniente que ponga la administración puede suponer que le margen sea de un 100 o un 200% ¿por qué no? Y cuánto más pequeño sea el pago, mayor podrá ser el margen, estarían en su perfecto derecho, porque si no, estas contrataciones no serían operaciones rentables para ningún proveedor.

 

En definitiva, en una administración se da la paradoja de que es más sencillo gastarse 15.000 euros en una consultoría de andar por casa o en 12 ordenadores portátiles, que contratar un servicio online que cuesta 15 euros al mes por el mero hecho de que hay que pagarlo con tarjeta. Es absurdo ¿no? Pues así estamos, luchando contra molinos en un entorno que se adapta muy lentamente a algo que hacemos de forma natural en nuestra vida diaria.  Las leyes tendrán que cambiar, deberá venir gente con ganas de hacer pequeños cambios culturales y organizativos que puedan justificar este tipo de cosas.  De momento toca aguantar… ¡ay, señor, llévame pronto!

 

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