3 ejemplos de Administración NO Electrónica
Se habla mucho de la Administración Electrónica y a muchos políticos (sobre todo) se les llena la boca de lo buenos que son y de lo bien que lo hacen en esta materia, pero, aunque hay excepciones, la verdad es que la Administración Electrónica en Canarias es como el monstruo del Lago Ness, muchos dicen que lo han visto, pero no hay pruebas de ello.
Seguro que existen muchos más ejemplos, pero los tres que comento a continuación los he vivido de primera mano o me los han contado personas muy cercanas. Esto es lo que yo llamo una Administración NO Electrónica:
Hacer un Alta a Terceros
El Alta a Terceros es ese documento que necesitan todas las Administraciones para pagarte cuando eres un proveedor. Este alta a terceros básicamente es un documento con los datos identificativos del proveedor y con los datos bancarios (para que te ingresen lo que te deben cuando les venga en gana). El documento debe ir firmado y sellado por la sucursal del banco donde tienes la cuenta. ¿Qué ocurre con los autónomos que tenemos un banco en Internet cuya sucursal se encuentra en Madrid? Que tenemos que enviar el papelito de marras a Madrid para que alguien haga un garabato y estampe un sello de caucho. ¿Por qué es necesario este trámite tan anacrónico? Cuando tenemos que domiciliar un pago en la Administración, como mucho nos piden un recibo donde indique que la cuenta está a nuestro nombre. Es decir, para pagar a la Administración podemos identificarnos con cualquier recibo, pero para que nos paguen no, tiene que corroborarlo la entidad bancaria, no vaya a ser que estemos mintiendo. Eso se llama doble rasero.
Pedir el «original» de un documento electrónico
Resulta que alguien muy cercano a mi presenta una serie de documentos en una Administración para formalizar un contrato de trabajo. Entre esos documentos se encuentra un informe de vida laboral, obtenido en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (que sí funciona bien). La funcionaria de turno, después de revisar los papeles concluye con un «…no te olvides de traerme el original de este documento..» y se refería al informe de vida laboral. Lo que esta funcionaria esperaba seguramente era un documento «oficial» donde apareciera (nuevamente) una firma con bolígrafo de un funcionario y un bonito sello de caucho de color azul de la TGSS. Pues no, lo que tienes es un documento electrónico, con una serie de códigos, que unos los llaman Código de Verificación Electrónica (CVE) o también Referencia Electrónica, que te sirve para poder comprobar la autenticidad de ese documento. Para comprobar esta autenticidad, cualquier persona (incluidos los funcionarios) podría acudir a la Sede Electrónica de la Administración que lo expidió, introducir el código, y obtener una copia en pantalla de ese documento. No hay más que cotejar uno y otro para comprobar que es correcto. Este sistema es, con creces, mucho más seguro que el documento «original» con un sello y una firma.
Hacerte presentar documentos que ya ha expedido la propia Administración
Este caso tiene relación con el anterior. Ya no hablo de que una Administración te pida documentos expedidos por otra Administración (que también deberían tener los medios para comprobar esto). Te hacen presentar muchos papeles «originales» y lo mejor de todo es cuando te piden documentos que ellos mismos te han expedido un tiempo atrás, y se los tienes que traer, «original» y copia. ¡Pero bueno, si han sido ustedes mismos quienes lo expidieron hace unos años!, ¡búsquelos!. Pues no, ahí ves al pobre ciudadano rebuscando entre sus papeles antiguos para traerle lo que pide, que si no, no se hace el trámite.
Seguro que te has encontrado con situaciones parecidas, o con otras en las que la Administración Pública sigue viviendo en la época del papel, de los sellos, de las firmas manuscritas y de las carpetas de expedientes acumuladas sobre la mesa, siéntete libre de compartirlas con todos comentando esta entrada.
Foto bajo licencia CC de Flickr: CPGXK
Creo que el problema se refleja claramente en parte del comentario que haces. «…Lo que esta funcionaria esperaba seguramente era un documento “oficial” donde…».
No se tiene claro, en muchos casos, ni por los empleados ni por los ciudadanos, que el digital es también oficial, tanto como el papel con la firma manuscrita.
Hola Esther,
Gracias por el comentario. Efectivamente falta formación e información, tanto para los empleados públicos como para los ciudadanos.
Llegar a que una administración sea completamente electrónica requiere de la participación de muchos factores pero que yo veo en 2 vertientes principales:
– tecnológica: disponer de un conjunto de herramientas, sistemas y aplicaciones alineadas con el contexto electrónico y que, a su vez, permita la convivencia con la gestión tradicional (ésta no va a desaparecer)
– organizativa: la organización debe estar formada, estructurada y dimensionada (¿y dispuesta?) para asumir los cambios que la gestión electrónica conlleva.
Como ambas áreas, incluso dentro de ellas mismas, no suelen estar coordinadas de forma que se pueda decir que es capaz de gestionar completa y electrónicamente sus servicios es por lo que podemos encontrarnos situaciones como las que comentas en el artículo.
Sin embargo, de forma general, sí creo que se están dando algunos pasos adecuados para que, en algún momento, todos esos factores confluyan en el resultado final y que te puedas encontrar buenas prácticas y gestiones electrónicas en algún servicio al ciudadano de alguna administración o, al menos, en algún proceso interno aunque no tengan la entrada/salida electrónica del/hacia el ciudadano (a mi me vale con la eficiencia interna).
También es cierto que las circunstancias actuales no están propiciando que esos pequeños(?) pasos necesarios que algunas áreas han realizado, o los que quedan por dar, se conviertan en «saltos para la administración» (interpretados a lo Neil Armstrong) pero creo que muchas administraciones canarias están en el buen camino; se hace camino (y se aprende) al andar.
El caso es que tampoco hay tanta «presión social» (que parece que funciona) para forzar esos pasos ya que aún somos unos pocos («raritos», que yo siempre me llevo el lector de DNI junto al portátil) los que vamos a buscar la gestión electrónica como sea antes que ir a una oficina presencial. Pongo el ejemplo de lo que pasó con los certificados de residencia para viajar, de repente todas las administraciones canarias se pusieron como locos a sacar ese procedimiento por internet por la avalancha de quejas por no ofrecer ese servicio en sus portales web y por las colas que se formaron en las oficinas presenciales; conclusión…si queremos servicios electrónicos hay que organizar «escraches electrónicos» 😉 .
Saludos.
Hola Nicolás,
Gran aportación y encima de alguien que conoce bien el mercado. Efectivamente la pata «organizativa» es la más complicada de mover y por supuesto la concienciación del usuario también es muy importante. La parte tecnológica, aunque sea la que más nos afecte a los que estamos en ese lado, es la más fácil, siempre que se hayan estudiado bien las opciones y se disponga de un plan global, sin apagar fuegos.
Sí se están dando pasos en la buena senda, pero igual son pasos cortos, descompasados, sin una estrategia definida. Cada Administracion va lo suyo, e incluso dentro de una misma Administracion hay reinos de taifas intocables. Esto es algo que no debería suceder, y mientras sigamos con esa mentalidad lo más que veremos son esos pequeños avances.
Alguien debería alguna vez hacer un balance de los millones de euros que se han gastado las Administraciones canarias en tratar de implantar sistemas, comprar licencias e implementar procedimientos electrónicos con un escaso o nulo resultado.
Ojo con el Alta de Terceros. Estás certificando que quieres cobrar en la cuenta X y el banco que la cuenta X es tuya… ¿no es más lógico pagar donde dice el interesado? ¿a qué tonto de los co… se le ocurriría poner una cuenta que no es suya?
Absurdo hasta el infinito
Una administración que le echa un par de Webs y tramita el Alta de Terceros de forma electrónica. Ahora se verá el absurdo que supone pedir ‘el papelito’…
https://ias1.larioja.org/sicap_terceros/infra/marcosMain.jsp?titulo=Ficha%20de%20Terceros&paginaTop=/sicap_terceros/fichaTerceros/presentacion.jsp?