GESTEVENT, un software en la nube para gestionar eventos y espacios

Francisco Pérez Rosales es una de esas personas que te encuentras en muchos eventos tecnológicos por Gran Canaria. Coincidimos en varios, hasta que conocí su historia y la de su software, GESTEVENT.  Comienza en el año 1998 (sí, sí, hace nada menos que 16 años).  Por ese entonces no era más que un embrión de lo que es hoy. De un software de escritorio para Windows monousuario paso a uno multiusuario, cambió de plataforma de servidor, a una versión exclusivamente a través de navegador, y cada vez más con más funcionalidades, se añadió información para la Dirección, controles de calidad ISO 9000 y su salto definitivo a la nube en el año 2011.

Pude ver una presentación de más de una hora con Francisco donde me enseñó «de pe a pa» cómo funcionaba el software. Se nota que Francisco lleva muchos años en el negocio. Explicaba las cosas como si él mismo tuviese un palacio de congresos y organizara eventos con miles de asistentes. No se le escapaba ningún detalle, y lo que es más importante, a GESTEVENT tampoco. Podemos decir que GESTEVENT es un completo ERP para empresas que gestionan eventos y alquilan espacios públicos.

¿Por qué digo que es un ERP? Porque el software contempla todas las áreas involucradas en el ciclo de vida de la gestión de un evento. Desde el mismo momento en que el cliente se pone en contacto con el organizador, hasta el día en el que se cobra la última factura tras la realización del evento. Están presentes el área Comercial, como la encargada de llevar la relación con el cliente, el área de Programación (los que tienen que encajar todos los eventos en unas fechas concretas), el área Técnica (los que gestionan los recursos necesarios para la celebración del evento), el área Financiera (los de las «perras») y por supuesto, el área de Gerencia (los que quieren los datos muy claritos).

Decenas de procesos [pdf ] que afectan a cada una de las áreas, creación de usuarios y asignación de permisos mediante roles (un usuario del área Comercial no debe ver lo mismo que un usuario del área Financiera).  Gestión de empresas subcontratadas (catering, música, etc.), eventos dentro de eventos, ya sabes, esos macro-eventos que incluyen a su vez jornadas temáticas, talleres, workshops. Salas, recursos técnicos, costes, márgenes, beneficios, la gestión del día a día del evento, partes de trabajo, contratos, hojas de servicio, facturas, gastos, albaranes, presupuestos, integración con software de contabilidad (mediante ficheros de intercambio). Todo lo que pueda suceder en la gestión de un evento (grande o pequeño) lo contempla GESTEVENT.

Y por supuesto, listados de trabajo, check-lists, análisis de costes, control personalizado de comerciales y gráficas de evolución. Todo ello mediante el pago por uso, desde 90 € hasta 350 € al mes por un determinado número de usuarios. Su tabla de planes de precio no es precisamente sencilla pero muestra lo que contiene cada uno de los tres planes. Personalmente considero que no es un software que entre por lo ojos a primera vista (tiene una estética algo anticuada, pero seguramente se soluciona con un poco de «chapa y pintura» y algún estudio de la interacción del usuario) y desde luego es imposible empezar a utilizarlo sin una explicación previa (de cualquier forma, el software dispone de una completa guía de ayuda en vídeos que hacen el auto-aprendizaje más sencillo). Las posibilidades que ofrece son infinitas y precisamente por ello no es el tipo de software en el que contratas un cuenta «demo» para probar. Si no te dan unas nociones previas (mediante vídeos o de forma personalizada a través de Skype o Hangout) es más que probable que te pierdas, aunque controles del negocio de la gestión de eventos. De cualquier forma, como me dice Francisco, esa tampoco era la idea. Este es un software profesional y requiere de una formación previa.  Está dirigido a empresas de todos los tamaños, aunque su verdadero potencial creo que se muestra en empresas medianas y grandes.

GESTEVENT ya lo usan unas 18 empresas en España, Andorra y Latinoamérica.  Sin ir más lejos, en Gran Canaria, el Auditorio Alfredo Kraus o el emblemático Teatro Pérez Galdós de Las Palmas de Gran Canaria llevan su gestión diaria con GESTEVENT. Eso ya da un idea de lo potente que puede llegar a ser.  Además, está en trámites la firma de un convenio de colaboración con el Instituto Politécnico de Las Palmas y su homologo en Tenerife para que sus alumnos del Ciclo Superior de Producciones Audiovisuales y Espectáculos usen GESTEVENT como herramienta de producción en su formación.

Da gusto ver como empresas y software tradicionales dan el salto a la nube, poniendo todo su conocimiento del negocio para ofrecer valor a sus clientes.

Foto de Pepelopex «Auditorio Alfredo Kraus medusa Las Palmas Gran Canaria»

 

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