Categoría: Cabildo de Gran Canaria

Hace unos días cambié de trabajo. Los funcionarios de carrera (los que somos fijos pa’ toda la vida) tenemos la posibilidad de cambiar de trabajo participando en procesos de movilidad como son los concursos de méritos. Esos procedimientos supone que «salen a concurso» plazas que están libres (u ocupadas de forma provisional) y los funcionarios que quieran, pugnan por cubrir esas plazas a base de demostrar méritos (normalmente antigüedad, grado consolidado y en algunos casos otros méritos específicos).

De esa forma, yo, que trabajaba en el Cabildo de Gran Canaria y quería un cambio, pude conseguir una plaza en el Gobierno de Canarias. Un proceso que duró algo más de un año, desde que presentamos las solicitudes hasta que se publicó el listado de adjudicaciones definitivo y la fecha de toma de posesión.

Entré a trabajar en el Cabildo de Gran Canaria en noviembre de 2001, y aunque no he estado en él de forma continuada (por diversos motivos), digamos que me voy después de más de 20 años. ¿Se imaginan lo que uno ha podido hacer en 20 años?  Eso es media vida laboral en un mismo sitio.

Pues bien, la entrada al nuevo destino se me comunica con una antelación de apenas 2 semanas. 10 días hábiles son los que tengo para abandonar mi puesto de trabajo e incorporarme al nuevo destino. ¡Y yo con estos pelos! Informo de esta circunstancia a mi jefa y su reacción te sorprenderá.

En la Administración Pública no suele haber un protocolo de bienvenida (el personal de nuevo ingreso normalmente se busca la vida para empezar) y mucho menos un protocolo de salida. No está previsto lo que se debe hacer cuando un funcionario deja su puesto, aunque no es una circunstancia tan rara (existe cierta movilidad).

En mis últimos 10 días de trabajo (mi pista de despegue) no recibí ninguna llamada, instrucción, consejo, sugerencia, ni, por supuesto, protocolo que me dijera qué debía hacer antes de irme. ¿Qué hago con todos los temas que llevaba entre manos? Tocaba ponerse creativo, o simplemente, ser responsable. Es descorazonador pensar que a nadie le importa tu trabajo. ¿Y si no hago nada en estos 10 días? Seguramente no pasaría nada, y hubiese quedado como uno más que se lleva el conocimiento a la tumba. Pero no fue el caso. Yo quería irme con los deberes hechos, y lo hice.

He de decir que siempre me he cuidado de no gestionar proyectos en exclusiva, es decir, que dependan 100% de mi o que sin mi, algo pueda fallar y no se pueda recuperar sin mi presencia (o sin mis increíbles conocimientos que guardo solo en mi cabeza). Esto se consigue teniendo siempre, al menos, una persona más que «sepa del tema» (bien sea un compañero o un proveedor de servicios) y dejando documentado cualquier procedimiento operativo.

¿Y qué fue lo que hice? Primero, organizar en mi cabeza lo que quería hacer, ver los días que me quedaban hasta mi marcha (sin contar con las reuniones que ya tenía agendadas en proyectos vivos) y segundo, establecer una planificación para poder irme con 1 día de margen (el último día tenía claro que no lo iba a dedicar a trabajar, sino a despedirme de los compañeros y compañeras). Así que:

• Elaboré un documento de texto donde iba a recoger cada uno de los asuntos que tenía entre manos o de los que tenía conocimiento y aún no estaban resueltos. Este documento era sencillo, un apartado para cada uno de los asuntos, indicando el estado actual, una breve descripción, posible escollos, tareas pendientes (relación con JIRA), personas de contacto y documentación de referencia para ampliar información (bien en carpetas de servidor o bien en Confluence).
• Traspasé toda la documentación que aún guardaba en carpetas personales a carpetas del servidor de ficheros (sus referencias estaban en el documento anterior).
• Revisé y reasigné mis tareas en JIRA (principalmente a mi jefa).
• Revisé y completé la páginas de conocimiento que tenemos en Confluence.
• Hablé con todos los proveedores clave para indicarles la circunstancia de mi marcha y que, ante la incertidumbre de no saber quién asumiría mis funciones, en último término sería mi jefa.
• Despaché todos mis correos, quedándome una estupenda bandeja de entrada completamente vacía. 

Si llamamos día D a mi último día de trabajo, el día D-1 había terminado con todo lo que pretendía. Ese día, a las 13:30, envié el documento final donde compilaba «todo lo que llevaba entre manos» para el conocimiento de todos. Lo hice llegar a mi jefa y al resto de compañeros que gestionan proyectos para que todos tuvieran constancia de ello.

Nunca se hizo un traspaso de conocimiento de persona a persona (a pesar de que los compañeros lo demandaban). Nadie se preocupó por conocer previamente estos asuntos. Nadie me dio pautas. Eso sí, se me dejó muy claro que, bajo ninguna circunstancia, podía asignar trabajos a otros compañeros. No lo hice. Tampoco es mi función.

Yo me quedé tranquilo. Creo que había conseguido sintetizar todo lo que estaba gestionando. He cumplido, pese a no haber recibido ni la más mínima atención. Total, solo habían sido 20 años de nada…  Lo que se haga con esa información a partir de ese momento ya no era mi responsabilidad.

Llega el día D. Mi último día. Llego a las 7:00 y termino de realizar las últimas cuestiones en mi PC. Desinstalo algunas aplicaciones personales, quito mi certificado digital y despacho unos pocos correos que habían llegado.  Los compañeros me habían preparado «una sorpresa» para las 13:00, así que tengo margen para despedidas. Entre las 9:00 y las 12:00 me doy un tour por varios edificios para despedirme de decenas de compañeros y compañeras. Todo transcurre en un ambiente de buen rollo y recibo un feedback muy gratificante. Parece que se me va a echar algo de menos. Estoy contento.

A las 12:00 vuelvo a mi puesto de trabajo pero… se había dado de la orden de desactivar completamente mi usuario y todos mis accesos. Primer momento de desconcierto, ¿cómo? ¿que ya no puedo entrar a nada? Los compañeros me confirman que habían recibido esa instrucción. Mini cabreo, pero sobre la marcha me restituyen los permisos (sin consultar con nadie, faltaría más). Una falta de respeto en toda regla, pero bueno, me quedaban un par de horas y no quería que eso empañase el día.

A las 13:00 comenzamos «la sorpresa». Pequeño picnic, unos vinos, unos regalos maravillosos, risas, fotos, complicidad. Muchos compañeros y compañeras que me demuestran que mi paso por el Cabildo se ha notado y seguro que se notará mi ausencia. Pero soy consciente de que todo continuará, seguramente igual o mejor. A las 14:15 vamos cerrando el chiringuito. Me voy feliz a casa, contento de empezar una nueva etapa y de haber terminado de esa manera. 

Son las 14:50, ya en casa, me dispongo a despedirme de todos mis compañeros por el grupo de Telegram que teníamos todo el departamento, ya que no todos estuvieron presentes ese día. Pero…  última sorpresa. Mi jefa me había eliminado del grupo en el trayecto de la oficina a mi casa. No pude despedirme en conjunto. Pero lo hice de forma personal a cada uno de ellos. Otra falta de respeto.

En definitiva. Hay mucho margen de mejora en el traspaso de conocimiento. Se deberían tener unos protocolos claros y no dejarlo todo a la buena voluntad de la persona que se va. Debería existir un acompañamiento mínimo y, en paralelo a dejarlo todo documentado, se debería haber hecho un traspaso personal, al menos de los temas más importantes. Se debería mostrar un poco de empatía ante una situación excepcional (al fin y al cabo no todos los días se va un compañero después de 20 años). Gestionar bien un equipo de más de 20 personas no es fácil, pero hacerlo de forma tan chapucera es de premio, pero ya saben lo que dicen, en la administración se premia a los mediocres dándoles un ascenso.

Foto de Kelly Sikkema en Unsplash