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El trabajo en remoto funciona, también en la administración pública

Cuando oímos hablar de trabajo en remoto siempre pensamos en equipos localizados en distintas partes del mundo, Madrid, Londres, Miami, Berlin,… una base más o menos estable en un lugar, y trabajadores, en plantilla o freelance, repartidos por cualquier parte del globo. No vengo a descubrir la pólvora diciendo que eso funciona, lógicamente haciendo uso de la tecnología adecuada.

¿Es esto extrapolable a la administración pública? Aquí les cuento mi experiencia.

En octubre de 2017 tuve la oportunidad de ocupar un puesto en el Gobierno de Canarias, mediante una comisión de servicios (una figura que permite, temporalmente, ocupar otros puestos en la misma administración o en otra). Dejaba el Cabildo de Gran Canaria por un puesto en el que ejercía las funciones de la Jefatura de Servicio de Modernización dentro de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia (DGRAJ) del Gobierno de Canarias. Otra administración, otros compañeros, otra aventura (si quieres saber más sobre ella puedes leer la entrada que hice en este blog sobre Analítica Pública que lleva Sergio Jiménez).

Cuando se iniciaron los contactos para «reclutarme» se me informó de las condiciones, el Servicio de Modernización de Justicia del Gobierno de Canarias lo componían dos personas de plantilla (sí, han leído bien, dos), un Jefe de Servicio y un Gestor de Proyectos. Punto. Además, existía (y existe) un proyecto de ejecución temporal que supone disponer de personal adicional, conformado en base a una Oficina de Apoyo a la Estrategia de Modernización de Justicia, que en la práctica eran diez personas de perfil técnico superior, de las que solo se cubrieron siete plazas, y de las que solo tres estaban adscritas al Servicio de Modernización de Justicia. En definitiva, tenemos a dos personas de plantilla y tres personas más de apoyo técnico. Cinco puestos, todos ellos ubicados físicamente en la isla de Tenerife (el Gobierno de Canarias suele repartir sus áreas entre las islas de Tenerife y Gran Canaria, no se sabe muy bien con qué criterio, o al menos yo no lo conozco).

Pues bien, a mi me ofrecen hacerme cargo de la Jefatura del Servicio, que había quedado vacante meses atrás, y por tanto, mis otros cuatro compañeros estaban en Tenerife. Y yo, vivo en Gran Canaria y no tenía intención de trasladar mi residencia y trastocar con ello mi vida personal y la de mi familia. Así que mi primera «condición» fue poder desarrollar mi trabajo en dependencias de la DGRAJ en Gran Canaria (que haberlas, las había). En mi opinión, creía que se podría hacer sin mayor problema, aunque es cierto que no es algo habitual en el Gobierno de Canarias. Se me permitió «esta licencia» con un «bueno, vale, pero seguro que tendrás que ir, al menos, una o dos veces a la semana a Tenerife para coordinarte con el equipo ya que hasta ahora siempre habían estado juntos«. Muy bien, y yo pensando «esta es la típica cosa del empleo público de ‘siempre se ha hecho así’«.

Tomo posesión y empieza mi trabajo efectivo. Los primeros días fueron un poco caóticos. Búsqueda de sitio, mesa, silla, ordenador, altas en sistemas, cuentas de correo, etc. Algo que deber  estar bastante automatizado realmente me llevó varios días hasta que pude sentarme en una mesa y decir «ahora empieza lo bueno«. Mientras tanto, contacto telefónico con mis compañeros, y a la semana, una primera visita a las oficinas de Modernización de la DGRAJ en Tenerife. Una oficina pequeña pero coqueta, ubicada en un edificio judicial del municipio de La Laguna. En esa primera visita nos contamos lo básico, yo estaba aterrizando en un mundo totalmente nuevo para mi y la cantidad de información que tenía que asimilar era mucha y mis capacidades limitadas.

Después de esa primera visita a Tenerife, el trabajo debía continuar y tenía claro que la comunicación con mi equipo y la coordinación se podía hacer «en remoto». 

Comunicación por voz

Lo se, algo muy obvio y problema más que resuelto. Teléfonos fijos en todos los puestos, posibilidad de hacer multiconferencias de voz y manos libres. Ademas, por mi puesto, tenía la posibilidad de tener teléfono de empresa, así que yo estaba doblemente localizable, en mi móvil personal y ahora también en mi número corporativo, eso sí, en un móvil personal (de gama media/alta) con doble SIM porque el terminal que me ofrecía el Gobierno de Canarias, era, por decirlo suavemente, un cacharro que le daría como primer teléfono a una hija pre-adolescente (¡ains!, no me lo recuerdes, la que me espera).

Comunicación por vídeo

 Sí, la voz está muy bien, pero siempre es bueno ver la cara de tu interlocutor, sobre todo cuando las reuniones eran de más de 15 minutos (la gran mayoría). Aquí ya empecé a abrir un melón importante. El Gobierno de Canarias tiene una excelente red de equipos de videoconferencia, equipos IP alojados en salas de reuniones que pueden ser reservados en fecha y hora concretas. Yo tenía una sala de videoconferencia junto a mi despacho y mis compañeros en Tenerife disponían de una sala exclusiva para ellos en una sala anexa a su propia oficina. ¡Estupendo! otro problema resuelto. Nos podíamos ver y hablar cuando quisiéramos. Pero aquí empiezo a plantear otra posibilidad. Quiero tener las videoconferencias desde mi ordenador. Aquí pinché un poco en hueso, al menos, al principio. La política de seguridad del Gobierno de Canarias no contempla el uso de aplicaciones informáticas de videoconferencias como Skype (personal). Pero yo insistí, y conseguí que, tanto yo como alguno de mis compañeros, pudiéramos hacer uso del Skype, en su versión personal, dado que ya disponíamos de cuentas que usábamos en otros ámbitos. Pues vale, otro punto para Modernización. 

Pero, oh, sorpresa, aunque no fuese la suite «oficial» de ofimática, el Gobierno de Canarias también disponía de licencias de Microsoft Office 365, y de hecho, todos mis compañeros ya hacían uso de ella. Así que, yo también me apunté. Ademas, era una licencia avanzada, llamada E3, que permitía tener el Office instalado en varios dispositivos, usando una misma cuenta. Además de las aplicaciones básicas archiconocidas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) también teníamos acceso a Skype Empresarial (¡bendito seas!) y a Teams (el Slack de Microsofot). Así pues, otra herramienta de vídeo que sumar y que seria una de las principales, el Skype Empresarial, que además permitía conectarnos más fácilmente con proveedores que ya usaban esta tecnología. Pero ahí no queda la cosa, un par de meses después de mi incorporación, me entero de que el Gobierno de Canarias también tiene licencias de Webex, así que, yo por pedir que no quede, me pido una que me permita crear salas de videoconferencia, y fíjate tú, me dan una de las pocas licencias que había en todo el Gobierno de Canarias para este cometido. Por tanto, tenía en mi mano poder crear salas de videoconferencia, crear y programar reuniones virtuales, y todo ello desde mi ordenador. Pues muy bien, que no sea por no tener herramientas de videoconferencia. Nos vamos a ver, y mucho.

Comunicación informal

Aquí empezamos y acabamos usando WhatsApp. lo se, poco original, pero más que suficiente para nuestras necesidades. Hicimos un intento de usar Microsoft Teams, y. aunque me sorprendió muy gratamente esta herramienta (muy parecida a Slack, que también había usando antes), su funcionamiento no siempre era el esperado, las notificaciones no siempre llegaban y al final acabábamos comunicándonos por WhatsApp.

Comunicación formal

El correo electrónico. ¡Maldito correo electrónico!. Muy a mi pesar, me encuentro con que, realmente la única herramienta con la que contaba el equipo era el correo electrónico. Todo pasaba por él, y cuando digo todo, es todo. Una locura y un caos. ¿Se imaginan gestionar proyectos solo usando el correo electrónico? Pues es lo que había, o lo tomas o lo dejas. Conocer el estado de los proyectos o las tareas pendientes era revisar hilos inmensos de correos electrónicos (algunos anidaban mensajes de varios años). Coordinarse era formar parte de correos electrónicos con diez o más destinatarios, y en muchos ellos donde todos acababan interviniendo. Aquí, poco pude hacer, el correo electrónico formaba parte del pack y tuve que resignarme a usarlo más de lo que me hubiese gustado.

Repositorio de documentación

 Si todos estábamos conectados, necesitábamos un repositorio de documentación común. Me encuentro con cientos de carpetas desperdigadas en decenas de servidores internos. Muchas de ellas obsoletas, o sin usar desde hacía meses o años, pero nadie se decidía a hacer limpieza. Aprovechando el Office 365 (¡gracias Bill!) usamos OneDrive (1 Tb por usuario). Documentación compartida por todos los compañeros y acceso desde cualquier dispositivo. Nada que objetar, señoría.

Herramienta de gestión de proyectos

Para cerrar el círculo, teníamos que poner un poco de orden entre tanto correo electrónico. Aunque he usado, en distintos grados, herramientas como Basecamp, Redbooth, Trello o Asana, aquí tengo que volver a pasar por el aro de las «herramientas corporativas» y empezamos a usar Redmine. Bueno, su interfaz no es espectacular, era algo obsoleta y no tenia app móvil, pero nos servía para mantener un mínimo orden en los proyectos que teníamos entre manos. Cuando empiezas a «pintar» todas las tareas, te das cuentas de la envergadura de lo que teníamos entre manos, y daba miedo.

Si a esto añadimos que también tenia a mi disposición una Microsoft Surface Pro, hablamos de que tenía la posibilidad de mantenerme conectado y con acceso a cualquier tipo de comunicación en cualquier momento. Eso sí, no se incluían datos móviles, esos me los pagaba yo (y me daba igual porque tenía de sobra). Conseguir datos móviles en el Gobierno de Canarias solo estaba al alcance de unos pocos y yo, esta vez, no era uno de ellos (pero tampoco me podía quejar).

En definitiva, mientras estuve trabajando en Justicia demostramos que, con los recursos adecuados, un equipo de trabajo puede funcionar perfectamente en remoto (yo en Gran Canaria y mis compañeros en Tenerife). Probablemente esto que he contado es algo muy obvio para cualquiera que trabaje en el «mundo real» (ese que queda fuera de la administración) pero en el Gobierno de Canarias no era algo tan común.

La aventura en Justicia apenas llegó a los diez meses, abortada (con mucha pena) por cuestiones personales que no vienen al caso. En ese tiempo tuve que viajar a Tenerife unas cinco veces, desde luego, nada parecido a lo que me advertían al principio (una o dos veces por semana). Eso sí, la comunicación con mi «equipo remoto» era constante, nos veíamos y hablábamos todos los días. Los proyectos salían adelante y estábamos coordinados. El correo electrónico y las herramientas de gestión de proyectos y de comunicación informal cumplían su cometido. Me sentía dentro de un gran equipo, y estar en islas distintas nunca fue un problema.

Ya tengo claro que, cuando se quiere, se puede. Y nosotros pudimos. Espero y confío que esto sea la norma general y no la excepción, que en esto, como en otros muchos aspectos, la administración pública siempre llega tarde. 

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Desventuras de un profesional TIC en un mundo analógico

La semana pasada me quité el gorro de persona que trabaja en el mundo de la tecnología (TIC) en una Administración Pública y me puse el gorro de ciudadano que hace un trámite ante otra Administración. Mi yo de profesional TIC deja paso a un yo de ciudadano un tanto resabido que lucha contra la burocracia y la ineficiencia de una Administración acomodada y alejada de un entorno conectado.

Me dispongo a realizar un trámite con el Gobierno de Canarias. Es un trámite voluntario, recalco esto porque no estoy haciendo algo que me obligue una norma o una Ley, hago este trámite porque tengo derecho y porque creo que con ello contribuyo a que este mundo sea un poco mejor. Además, se trata de un trámite un tanto particular. Para iniciar el trámite oficial primero hay que «pasar unas pruebas«, sí, sí, como lo oyen. Algo totalmente normal de acuerdo a la naturaleza del propio trámite. Y no doy más detalles por privacidad, simplemente.

Pues bien, digamos que he pasado ese primer corte. Soy/somos «apto/s» para presentar una solicitud ante el Gobierno de Canarias. Me pasan un formulario en PDF que puedo rellenar directamente desde el ordenador, aunque tengo que imprimir y firmar manualmente. Hasta ahí todo normal, un mínimo que se espera de una Administración, disponer de formulario medianamente amigable. En el pie del formulario aparece una frase que me encanta, y que debe ser obligatoria en todos los formularios, de hecho era una media obligación desde hace 10 años y una obligación completa desde hace unos cuantos meses, dice lo siguiente:

Asimismo, AUTORIZO al órgano gestor para efectuar las consultas necesarias a otras administraciones públicas de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.2. b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Lo que viene a decir que, usted, Administración, consulte todo lo que tenga que consultar con otras Administraciones, y recabe toda la información que necesite en mi nombre, no me haga pedir papeles a otros Organismos cuando ustedes pueden pedirlos, más fácil, más rápido y más barato que yo, seguro. Por favor, moleste lo menos posible al ciudadano (yo). ¡Gracias!

Esa cláusula en el formulario debería ser una salvaguarda para los ciudadanos, pero, fíjate por dónde, parece que está simplemente de relleno. Me explico.

Junto a la solicitud hay que presentar toda una serie de documentos. No los voy a detallar todos, pero sí los que me parecen más curiosos. Por ejemplo:

  • Fotocopia de los DNI’s compulsadas.
  • Fotocopia del Libro de Familia compulsada.
  • Documento acreditativo de tener cobertura sanitaria.

¡Empezamos bien!. Primer requisito, fotocopia del DNI compulsada. ¿Estamos en 1995? ¿Ha venido el p*to Marty McFly y me ha llevado en el Delorean 20 años atrás? ¿Qué me estás contando? Hablamos de que la solicitud la hacemos mi mujer y yo, somos dos interesados, somos dos personas que nos tenemos que identificar, pero solo yo soy el que presento la solicitud, y por tanto, solo yo presento mi fotocopia de DNI y mi DNI original físico y solo presento fotocopia del DNI de mi mujer. Me he negado a quitarle el DNI original a mi mujer y dejarla indocumentada para presentar el escrito ante el Gobierno de Canarias, alegando ante el funcionario de turno, que NO me pueden pedir fotocopia compulsada del DNI, que ya existe un medio de comprobación de identidad entre Administraciones y estoy seguro de que el Gobierno de Canarias tiene acceso a ese sistema. Por tanto, he mostrado mi insumisión negándome a presentar una fotocopia compulsada del DNI de mi mujer. Ya me han adelantado que, probablemente, me llegue a casa un escrito (en papel) por el que se me instará a subsanar esa deficiencia, y seguramente en caso de que no lo haga, mi solicitud será denegada por una cuestión formal. Una cuestión que lleva años resuelta, que técnicamente es sencilla y que solo requiere de voluntad para implantarla.

Segundo requisito, fotocopia compulsada del libro de familia. Ahí paso por el aro. Tengo un libro de familia de toda la vida, escrito a mano, donde aparecen los datos de mi matrimonio y del nacimiento de mis hijas. Todo muy del siglo pasado, con letra de Registro Civil, con sellos de tinta. Un puñetero atraso que sirve de poco o de nada. Pues ahí que me lo compulsan. Presento una fotocopia de las hojas que interesan. Una aplicada funcionaria revisa por encima las páginas y corrobora que lo que he fotocopiado y el original coinciden. Y estampa su firma y sello dando fe de que el documento se puede considerar auténtico. ¡Punto para la Administración 1.0!

Tercer requisito. Me piden que presente un justificante de que tengo cobertura sanitaria y me insisten en que traiga una copia de mi tarjeta sanitaria. Hago oídos sordos a este último consejo y me presento con un flamante documento electrónico expedido por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, obtenido de forma automática mediante identificación con certificado digital mío y de mi mujer, y del que se obtiene un documento electrónico perfectamente válido (que puede ser comprobado mediante medios electrónicos) que dice tanto mi mujer como yo tenemos derecho a asistencia sanitaria a la fecha de solicitud (ver el trámite en la Sede Electrónica). Pues bien, voy con ese documento a presentarlo junto a mi solicitud y la funcionaria se extraña de que no haya sacado una fotocopia de la tarjeta sanitaria (esa que expide el Gobierno de Canarias y que uso cuando voy al médico o a la farmacia). Le digo que NO, que sacarle una fotocopia a un trozo de plástico no sirve de nada, y que, en cambio, tenía un lustroso certificado firmado de forma automatizada por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social que dice que tenemos derecho a asistencia sanitaria, y que su autenticidad puede ser comprobada en la dirección de Internet que aparece en el pie del documento. Me mira con cara rara y se extraña de que no haya hecho lo que hacen los demás, ¡total!, ¿qué me costaba sacar una fotocopia de mi tarjeta sanitaria?

En fin, que al final presento toda la documentación que me piden, con las salvedades que he expuesto. Me he desgastado discutiendo con empleados públicos las deficiencia en su forma de trabajar, y que debían ponerse el día. Se excusan en que sus superiores administrativos trabajan de esa manera, y que ellos (aunque me dan la razón) no pueden hacer nada.

Pues si ellos no pueden hacer nada, yo sí lo voy a hacer. Me negaré a presentar la documentación que me piden como ellos la piden, me reuniré con quien haga falta para que, al menos en este trámite, no pidan documentos a los ciudadanos que ellos mismos pueden obtener, o que, al menos, acepten otros documentos en otros formatos.

¿Administración Electrónica? ¡JA!, los propios empleados públicos que me atendieron me miraban con sorna y sus ojos decían «no, de eso aquí no tenemos«. Pues va a ser que sí, que algo tenemos.

Veremos cómo acaba la historia. Confío en que acabará bien, por el interés de todas las partes.

Me despido del mundo 1.0. ¡Súbeme, Scotty!

 

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TRADASSAN, la app que comunica personal sanitario con pacientes extranjeros

Imaginen estas situaciones. Un turista alemán de visita en Las Palmas de Gran Canaria recién llegado de un crucero se empieza a encontrar mal. Se llama al 112 y se activa una ambulancia sanitarizada (lleva un/a enfermero/a y un auxiliar técnico). Ninguno de los dos profesionales sanitarios habla alemán, el turista alemán no habla español. ¡Ups, problema!.  Otro caso. Una residente de origen marroquí que vive en Arrecife (Lanzarote) presenta fiebre y vómitos, acude al Servicio de Urgencias de su Centro de Salud más cercano. La paciente sólo habla árabe (lleva tres meses en la isla), el personal sanitario y administrativo del Centro de Salud no habla árabe. ¿Cómo conseguirán comunicarse?. Otro último caso, un comerciante de origen chino de La Laguna (Tenerife) se produce un corte profundo en una pierna mientras trasladaba mercancía en un almacén. Acude al Hospital Universitario de Canarias con una fuerte hemorragia. El paciente no habla español, en el hospital no hay nadie que sepa chino.  ¿Cómo podremos saber si es alérgico a algún medicamento de los que se le va a administrar?

Esas son las situaciones que soluciona TRADASSAN (TRADuctor para la ASistencia SANitaria), una app para iOS y Android creada por el Servicio Canario de la Salud a partir de una idea original de un enfermero lanzaroteño llamado Manuel Verdugo Páez. TRADASSAN permite realizar una comunicación efectiva entre el personal sanitario y administrativo y un paciente de habla no hispana. La app no es más que un conjunto de expresiones, frases, palabras y preguntas comunes en un entorno sanitario. Más de 4.000 archivos de audio en español, inglés, alemán, francés, chino y árabe, ordenados y clasificados.

[Tweet «#TRADASSAN es una app de @ManVerPae, personal sanitario y pacientes extranjeros comunicados»]

Si el personal sanitario o administrativo necesita preguntarle algo al paciente buscará en la aplicación de acuerdo a una serie de perfiles y áreas temáticas. Por ejemplo, el personal administrativo podrá preguntar al paciente por el motivo de consulta y por otros temas de tipo administrativo (p.e. si tiene un seguro privado). Por su parte, el personal sanitario es el que cuenta con un mayor número de posibilidades. Aquí el profesional podrá elegir expresiones y palabras relacionadas con síntomas, con antecedentes personales, con alergias, entre otros. También podrá comunicar tratamientos médicos, pruebas diagnósticas o le podrá indicar expresiones relacionadas con la exploración física que se le va a realizar.

Y además, la app también vale para el propio paciente. Uno de los perfiles que contempla precisamente es ese, en el que el paciente usa la app para comunicar al personal sanitario lo que le ocurre. En ese caso, el paciente lee en su idioma las expresiones y al pulsar sobre ellas la app las traduce al español. ¡Comunicación efectiva!

La app también cuenta con toda una serie de sencillos pictogramas (imágenes) que reflejan muy bien las distintas opciones, con un buscador de expresiones y palabras (en la parte superior) y con un botón amarillo en la parte inferior desde el que se accede a una serie de preguntas de uso frecuente (para tenerlas siempre a mano). Y todo esto sin necesidad de conexión a Internet, con lo que puede usarse en sitios sin cobertura.

Así funciona TRADASSAN

En vez de contártelo, echa un vistazo a este vídeo para que veas como funciona. Comprueba que tienes el audio de tu dispositivo activado para que escuches cómo traduce la app. En este caso el ejemplo es con un paciente alemán.

 

Administrativos, celadores, auxiliares de enfermería, enfermeros y médicos del Servicio Canario de la Salud, ¡todos a instalar TRADASSAN en sus móviles!.

 

 

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SIELOCAL – Un portal de información gratuita a tener en cuenta

sielocal

En enero de este año 2013 se abrió sielocal.com, un portal que ofrece información económica y de infraestructuras de gran parte de las Administraciones Públicas españolas (Comunidades Autónomas, Provincias, Consejos Insulares, Cabildos y Ayuntamientos).  Este portal es una gran apuesta por la transparencia y por mostrar los datos más «feos» de una forma amigable, no solo tabular, sino también en gráficos dinámicos e incluso sobre un mapa.

Una parte de los creadores de la idea son canarios, por un lado está la conocida empresa tinerfeña de servicio TIC Galileo Ingeniería y Servicios S.A. y por otro lado está la Universidad de La Laguna.  Galileo lleva muchos años especializada en soluciones tecnológicas orientadas a la Administración Pública y ha sido adjudicataria en multitud de ocasiones de contratos con el Gobierno de Canarias y otras Administraciones Locales.  No es de extrañar que pongan su conocimiento de tantos años dedicados a esta labor para crear una herramienta que, a mi entender, resulta muy útil.

La idea es sencilla (no digo que la ejecución lo sea). Toman los datos que aporta de forma abierta el Ministerio de Hacienda y el Instituto Nacional de Estadística y se lo presentan al usuario de una forma muy visual.  Cada informe se puede filtrar por año y por Administración (pudiendo seleccionar varias).  Los resultados podemos verlos en un archivo PDF, en forma de tabla, en forma de gráfico de barras, de burbuja o en un visor geográfico (pintado sobre un mapa).

La ejecución de los informes es muy rápida. Se muestran al usuario en unos pocos segundos.  En algunos gráficos es posible hacer lo que se conoce como un drill-down, es decir, ver un nivel más de detalle en los datos (por ejemplo, si estamos viendo los datos de una provincia, al pinchar sobre el nombre de la provincia podríamos ver los datos de los municipios de esa provincia).

Para una persona como yo que estuvo vinculada a una Administración Local durante varios años y a la que le encanta el análisis de datos, me resulta un proyecto muy interesante y loable, que viene a mostrar las ventajas del Gobierno Abierto (Open Government) y del llamado Big Data.

Si tuviera que ponerle algún «pero«, pondría dos. Por un lado, la falta de información clara de quién o quienes están detrás del proyecto, en el apartado de Acerca De se nombran, pero echo en falta más información de contacto, direcciones, CIF’s, teléfonos.  Creo que es importante dar la cara y ser transparentes en este aspecto, sobre todo cuando el portal trata precisamente de esto.  Y por otro lado, y es el que considero más grave, es el formulario de Contacto que aparece en la web, donde se solicitan datos personales y no se hace la más minima mención a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.  Los datos personales que yo pueda dejar ¿a dónde van? ¿quién es el responsable? ¿para que se van a usar esos datos?.

Como conclusión, la iniciativa es muy acertada pero necesita unos pequeños «ajustes» para ser una herramienta de referencia en la consulta de datos económicos y de infraestructuras en las Administraciones Públicas españolas.

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¿Sabes cuánto nos cuesta cada día el Boletín Oficial de Canarias?

BOC

Hasta hace unos días no tenía ni idea, pero desde que vi el BOC nº 75, del viernes 19 de abril de 2013, ya lo se. Cada boletín (cada día que se publica) cuesta en torno a los 1.000 euros (sin IGIC). Soy de esos tíos raros que consulta los boletines (casi) a diario, tanto el Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas, como el Boletín Oficial de Canarias, como el Boletín Oficial del Estado, y el pasado viernes me encontré con la adjudicación del procedimiento abierto para la contratación de los servicios para la realización de los trabajos de maquetación y edición electrónica del Boletín Oficial de Canarias, con el nº de expediente 2012/SRV-01 de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad (ver pdf del anuncio).

Del Pliego de Cláusulas Administrativa Particulares destaco lo siguiente:

  • El presupuesto de licitación es de 507.850,80 euros, que con IGIC se sube a los 543.400,36 euros.
  • El plazo de ejecución son 2 años (es decir, unos 253.000 euros al año), prorrogables otros dos más.
  • Los criterios de adjudicación se repartieron entre un 70% de criterios objetivos (evaluables matemáticamente), y un 30% de criterios subjetivos.

Del Pliego de Prescripciones Técnicas me llaman la atención los siguientes aspectos:

  • La empresa adjudicataria tiene que tener su oficina en un radio de 25 km de la Sede Oficial del Boletín Oficial de Canarias en Santa Cruz de Tenerife. ¿Y esto por qué?
  • Me contesto la anterior pregunta yo solito. Una de las labores que incluye el servicio es la recogida en papel de todos los actos, disposiciones y anuncios que compondrán el Boletín de cada día. Y lo curioso es que no solo lo recogen en papel sino que el Gobierno también lo remite en formato electrónico (siempre que lo tenga). ¿Seguimos aún dependiendo tanto del papel?
  • La empresa adjudicataria tiene que hacer todo lo necesario para confeccionar el Boletín en formato HTML y PDF/A (ISO 19005-1). Tratando los ficheros en formato electrónico o escaneando los ficheros en papel y pasándole un OCR para la conversión.
  • Se genera un Boletín «provisional» a las 7:00 del día hábil anterior a su publicación, que es enviado en formato papel y en formato electrónico al Servicio de Publicaciones en Santa Cruz de Tenerife. ¿Y por qué de nuevo en papel? ¿No vale solo con el formato electrónico para el «provisional«?
  • Desde el Gobierno de Canarias se da el visto bueno al boletín «provisional» y se remite a la empresa a las 15:00 con los cambios que sean necesarios. La empresa realizará los cambios y deberá tener el Boletín «definitivo» a las 19:00 del día hábil anterior, con el formato PDF, las firmas electrónicas y el Código de Verificación Electrónica (CVE). El Boletín deberá estar publicado a las 00:01 del día correspondiente. Y de esto último doy fe, en alguna ocasión he esperado hasta la medianoche para consultar un BOC que me interesaba, y efectivamente, poco después de las 00.00 se puede consultar el boletín.
  • De cada Boletín se deben imprimir, al menos, tres copias, que pasan a formar parte del patrimonio documental impreso de la Comunidad Autónoma de Canarias.
  • Ese mismo día se deben entregar todos los documentos en papel remitidos para la confección y entregar las copias impresas del Boletín.
  • Para el servicio se piden 7 personas y un vehículo. Como responsable del servicio (Director Técnico) se pide un titulado universitario en informática (con experiencia en maquetación). En este punto, aunque tire piedras contra mi propio tejado ¿es realmente necesario que haya un «informático» como responsable?.
  • El servicio también incluye todo el mantenimiento y mejora de la web donde se aloja el BOC.

El adjudicatario del servicio fue Imprentas Bonnet S.L., con sede en La Laguna, por un importe de adjudicación algo menor que el de licitación, en torno a los 498.000 euros (sin IGIC). Esto supone que la empresa factura por el servicio algo más de 20.000 euros al mes. Si hacemos cálculos, así por encima, contando sueldos de las siete personas, vehículo y demás gastos generales y de administración parece ser un servicio más que rentable, porque se entiende que la empresa no se dedica a este servicio en exclusiva, ¿o sí?.

Bueno, ya me he quedado más tranquilo sabiendo como funciona esto del BOC, pero me siguen quedando algunas dudas:

  • ¿Es realmente necesaria esa limitación física de 25 km para la empresa adjudicataria? ¿Y por qué 25 y no 30? ¿Y por qué no 50?
  • ¿Por qué sigue habiendo tanta documentación en papel? ¿Y si el Gobierno hiciera el esfuerzo de escanear TODA la documentación que va al boletín y la remitiera sólo en formato electrónico? ¿No se ahorrarían con ello el tener que pedir un coche para los desplazamientos y a la vez eliminarían esa limitación física?
  • Si lo hicieran todo en formato electrónico podrían acceder al servicio empresas de otras islas, lo que abriría mucho más la competencia y casi seguro redundaría en un importe de adjudicación mucho menor.
  • ¿Por qué debe ser el responsable del servicio un titulado universitario en Informática? ¿Y si hay una imprenta en Santa Cruz de Tenerife, con quince años de experiencia en maquetación y cuyo responsable es Ingeniero Industrial? ¿Por qué no podría acceder a esta licitación?

En fin, siguen habiendo muchas cosas que no entiendo en la Administración Pública, y ésta es una de ellas. Esperemos que poco a poco todos vayan tomando conciencia y se utilicen los medios electrónicos que tenemos al alcance para hacer una Administración más ágil y más eficiente.