El trabajo en remoto funciona, también en la administración pública

Cuando oímos hablar de trabajo en remoto siempre pensamos en equipos localizados en distintas partes del mundo, Madrid, Londres, Miami, Berlin,… una base más o menos estable en un lugar, y trabajadores, en plantilla o freelance, repartidos por cualquier parte del globo. No vengo a descubrir la pólvora diciendo que eso funciona, lógicamente haciendo uso de la tecnología adecuada.

¿Es esto extrapolable a la administración pública? Aquí les cuento mi experiencia.

En octubre de 2017 tuve la oportunidad de ocupar un puesto en el Gobierno de Canarias, mediante una comisión de servicios (una figura que permite, temporalmente, ocupar otros puestos en la misma administración o en otra). Dejaba el Cabildo de Gran Canaria por un puesto en el que ejercía las funciones de la Jefatura de Servicio de Modernización dentro de la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia (DGRAJ) del Gobierno de Canarias. Otra administración, otros compañeros, otra aventura (si quieres saber más sobre ella puedes leer la entrada que hice en este blog sobre Analítica Pública que lleva Sergio Jiménez).

Cuando se iniciaron los contactos para «reclutarme» se me informó de las condiciones, el Servicio de Modernización de Justicia del Gobierno de Canarias lo componían dos personas de plantilla (sí, han leído bien, dos), un Jefe de Servicio y un Gestor de Proyectos. Punto. Además, existía (y existe) un proyecto de ejecución temporal que supone disponer de personal adicional, conformado en base a una Oficina de Apoyo a la Estrategia de Modernización de Justicia, que en la práctica eran diez personas de perfil técnico superior, de las que solo se cubrieron siete plazas, y de las que solo tres estaban adscritas al Servicio de Modernización de Justicia. En definitiva, tenemos a dos personas de plantilla y tres personas más de apoyo técnico. Cinco puestos, todos ellos ubicados físicamente en la isla de Tenerife (el Gobierno de Canarias suele repartir sus áreas entre las islas de Tenerife y Gran Canaria, no se sabe muy bien con qué criterio, o al menos yo no lo conozco).

Pues bien, a mi me ofrecen hacerme cargo de la Jefatura del Servicio, que había quedado vacante meses atrás, y por tanto, mis otros cuatro compañeros estaban en Tenerife. Y yo, vivo en Gran Canaria y no tenía intención de trasladar mi residencia y trastocar con ello mi vida personal y la de mi familia. Así que mi primera «condición» fue poder desarrollar mi trabajo en dependencias de la DGRAJ en Gran Canaria (que haberlas, las había). En mi opinión, creía que se podría hacer sin mayor problema, aunque es cierto que no es algo habitual en el Gobierno de Canarias. Se me permitió «esta licencia» con un «bueno, vale, pero seguro que tendrás que ir, al menos, una o dos veces a la semana a Tenerife para coordinarte con el equipo ya que hasta ahora siempre habían estado juntos«. Muy bien, y yo pensando «esta es la típica cosa del empleo público de ‘siempre se ha hecho así’«.

Tomo posesión y empieza mi trabajo efectivo. Los primeros días fueron un poco caóticos. Búsqueda de sitio, mesa, silla, ordenador, altas en sistemas, cuentas de correo, etc. Algo que deber  estar bastante automatizado realmente me llevó varios días hasta que pude sentarme en una mesa y decir «ahora empieza lo bueno«. Mientras tanto, contacto telefónico con mis compañeros, y a la semana, una primera visita a las oficinas de Modernización de la DGRAJ en Tenerife. Una oficina pequeña pero coqueta, ubicada en un edificio judicial del municipio de La Laguna. En esa primera visita nos contamos lo básico, yo estaba aterrizando en un mundo totalmente nuevo para mi y la cantidad de información que tenía que asimilar era mucha y mis capacidades limitadas.

Después de esa primera visita a Tenerife, el trabajo debía continuar y tenía claro que la comunicación con mi equipo y la coordinación se podía hacer «en remoto». 

Comunicación por voz

Lo se, algo muy obvio y problema más que resuelto. Teléfonos fijos en todos los puestos, posibilidad de hacer multiconferencias de voz y manos libres. Ademas, por mi puesto, tenía la posibilidad de tener teléfono de empresa, así que yo estaba doblemente localizable, en mi móvil personal y ahora también en mi número corporativo, eso sí, en un móvil personal (de gama media/alta) con doble SIM porque el terminal que me ofrecía el Gobierno de Canarias, era, por decirlo suavemente, un cacharro que le daría como primer teléfono a una hija pre-adolescente (¡ains!, no me lo recuerdes, la que me espera).

Comunicación por vídeo

 Sí, la voz está muy bien, pero siempre es bueno ver la cara de tu interlocutor, sobre todo cuando las reuniones eran de más de 15 minutos (la gran mayoría). Aquí ya empecé a abrir un melón importante. El Gobierno de Canarias tiene una excelente red de equipos de videoconferencia, equipos IP alojados en salas de reuniones que pueden ser reservados en fecha y hora concretas. Yo tenía una sala de videoconferencia junto a mi despacho y mis compañeros en Tenerife disponían de una sala exclusiva para ellos en una sala anexa a su propia oficina. ¡Estupendo! otro problema resuelto. Nos podíamos ver y hablar cuando quisiéramos. Pero aquí empiezo a plantear otra posibilidad. Quiero tener las videoconferencias desde mi ordenador. Aquí pinché un poco en hueso, al menos, al principio. La política de seguridad del Gobierno de Canarias no contempla el uso de aplicaciones informáticas de videoconferencias como Skype (personal). Pero yo insistí, y conseguí que, tanto yo como alguno de mis compañeros, pudiéramos hacer uso del Skype, en su versión personal, dado que ya disponíamos de cuentas que usábamos en otros ámbitos. Pues vale, otro punto para Modernización. 

Pero, oh, sorpresa, aunque no fuese la suite «oficial» de ofimática, el Gobierno de Canarias también disponía de licencias de Microsoft Office 365, y de hecho, todos mis compañeros ya hacían uso de ella. Así que, yo también me apunté. Ademas, era una licencia avanzada, llamada E3, que permitía tener el Office instalado en varios dispositivos, usando una misma cuenta. Además de las aplicaciones básicas archiconocidas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) también teníamos acceso a Skype Empresarial (¡bendito seas!) y a Teams (el Slack de Microsofot). Así pues, otra herramienta de vídeo que sumar y que seria una de las principales, el Skype Empresarial, que además permitía conectarnos más fácilmente con proveedores que ya usaban esta tecnología. Pero ahí no queda la cosa, un par de meses después de mi incorporación, me entero de que el Gobierno de Canarias también tiene licencias de Webex, así que, yo por pedir que no quede, me pido una que me permita crear salas de videoconferencia, y fíjate tú, me dan una de las pocas licencias que había en todo el Gobierno de Canarias para este cometido. Por tanto, tenía en mi mano poder crear salas de videoconferencia, crear y programar reuniones virtuales, y todo ello desde mi ordenador. Pues muy bien, que no sea por no tener herramientas de videoconferencia. Nos vamos a ver, y mucho.

Comunicación informal

Aquí empezamos y acabamos usando WhatsApp. lo se, poco original, pero más que suficiente para nuestras necesidades. Hicimos un intento de usar Microsoft Teams, y. aunque me sorprendió muy gratamente esta herramienta (muy parecida a Slack, que también había usando antes), su funcionamiento no siempre era el esperado, las notificaciones no siempre llegaban y al final acabábamos comunicándonos por WhatsApp.

Comunicación formal

El correo electrónico. ¡Maldito correo electrónico!. Muy a mi pesar, me encuentro con que, realmente la única herramienta con la que contaba el equipo era el correo electrónico. Todo pasaba por él, y cuando digo todo, es todo. Una locura y un caos. ¿Se imaginan gestionar proyectos solo usando el correo electrónico? Pues es lo que había, o lo tomas o lo dejas. Conocer el estado de los proyectos o las tareas pendientes era revisar hilos inmensos de correos electrónicos (algunos anidaban mensajes de varios años). Coordinarse era formar parte de correos electrónicos con diez o más destinatarios, y en muchos ellos donde todos acababan interviniendo. Aquí, poco pude hacer, el correo electrónico formaba parte del pack y tuve que resignarme a usarlo más de lo que me hubiese gustado.

Repositorio de documentación

 Si todos estábamos conectados, necesitábamos un repositorio de documentación común. Me encuentro con cientos de carpetas desperdigadas en decenas de servidores internos. Muchas de ellas obsoletas, o sin usar desde hacía meses o años, pero nadie se decidía a hacer limpieza. Aprovechando el Office 365 (¡gracias Bill!) usamos OneDrive (1 Tb por usuario). Documentación compartida por todos los compañeros y acceso desde cualquier dispositivo. Nada que objetar, señoría.

Herramienta de gestión de proyectos

Para cerrar el círculo, teníamos que poner un poco de orden entre tanto correo electrónico. Aunque he usado, en distintos grados, herramientas como Basecamp, Redbooth, Trello o Asana, aquí tengo que volver a pasar por el aro de las «herramientas corporativas» y empezamos a usar Redmine. Bueno, su interfaz no es espectacular, era algo obsoleta y no tenia app móvil, pero nos servía para mantener un mínimo orden en los proyectos que teníamos entre manos. Cuando empiezas a «pintar» todas las tareas, te das cuentas de la envergadura de lo que teníamos entre manos, y daba miedo.

Si a esto añadimos que también tenia a mi disposición una Microsoft Surface Pro, hablamos de que tenía la posibilidad de mantenerme conectado y con acceso a cualquier tipo de comunicación en cualquier momento. Eso sí, no se incluían datos móviles, esos me los pagaba yo (y me daba igual porque tenía de sobra). Conseguir datos móviles en el Gobierno de Canarias solo estaba al alcance de unos pocos y yo, esta vez, no era uno de ellos (pero tampoco me podía quejar).

En definitiva, mientras estuve trabajando en Justicia demostramos que, con los recursos adecuados, un equipo de trabajo puede funcionar perfectamente en remoto (yo en Gran Canaria y mis compañeros en Tenerife). Probablemente esto que he contado es algo muy obvio para cualquiera que trabaje en el «mundo real» (ese que queda fuera de la administración) pero en el Gobierno de Canarias no era algo tan común.

La aventura en Justicia apenas llegó a los diez meses, abortada (con mucha pena) por cuestiones personales que no vienen al caso. En ese tiempo tuve que viajar a Tenerife unas cinco veces, desde luego, nada parecido a lo que me advertían al principio (una o dos veces por semana). Eso sí, la comunicación con mi «equipo remoto» era constante, nos veíamos y hablábamos todos los días. Los proyectos salían adelante y estábamos coordinados. El correo electrónico y las herramientas de gestión de proyectos y de comunicación informal cumplían su cometido. Me sentía dentro de un gran equipo, y estar en islas distintas nunca fue un problema.

Ya tengo claro que, cuando se quiere, se puede. Y nosotros pudimos. Espero y confío que esto sea la norma general y no la excepción, que en esto, como en otros muchos aspectos, la administración pública siempre llega tarde. 

La LOPD es el patito feo de la Administración Local

En mis años de experiencia en la Administración Local (en un Cabildo y en un Ayuntamiento) he comprobado algo que, por lo que veo en otras administraciones similares, es una práctica habitual: tomarse la protección de datos personales como algo muy accesorio y siempre desde una actitud reactiva (cuando pasa algo, se actúa).

Aunque mi formación y los puestos que he ocupado han estado relacionados con las funciones propias de un cuerpo superior de tecnología (A1), lo cierto es que siempre me ha atraído este tema que está a caballo entre lo legal y lo tecnológico. La gestión de la LOPD es habitual verla asociada al departamento de informática/tecnología o incluso a alguno del tipo Organización o Asuntos Generales, nunca he visto la gestión de la LOPD como una función propia de los Servicios Jurídicos, normalmente más centrados en otros asuntos más importantes.

¿Y cómo acaba un informático gestionando la LOPD? Muchas veces por imposición. Dado que en la Ley aparece mucho la palabra «fichero» enseguida nos viene a la mente un concepto informático, se habla de datos, de medidas de seguridad, de accesos, de almacenamiento, de permisos , de registros,… claro, es normal que todo esto sea más cosa de los tipos de informática. ¡Pues que lo hagan ellos!. Yo he visto cómo esas funciones de gestión de la LOPD recalaban en varias personas, todas de perfil técnico informático, de distintas categorías, hasta hubo en tiempo que yo mismo era el responsable, pero todo decidido de aquella manera, unos lo llevaban porque les tocaba y otros, como en mi caso, porque además, me gustaba mucho el tema.

Cuando tienes entre manos la gestión de LOPD en una Administración Pública, si no sabes lo que estás haciendo, tienes un problema. Y si sabes lo que estás haciendo, entonces tienes un marrón de los buenos. Pero claro, lo normal es que cuando te toca no es que dediques tu jornada de trabajo a realizar estas funciones, suele ser un añadido como cuando te dicen, «ah!, a partir de ahora te toca, al llegar a la oficina, abrir la ventana del fondo para que se ventile la oficina«… y les aseguro que las tareas que conlleva esa gestión no son triviales, ni mecánicas.

La mayoría de los compañeros de mi rama detestan estas labores (las ven muy engorrosas y excesivamente jurídicas) y cuando hablas con la parte jurídica compruebas que, o no tienen ni idea, o lo ven como algo informático y les parece igualmente engorroso. Al final, o encuentras un perfil transversal para que se ocupe de esta gestión o lo acaba llevando alguien por obligación y con desgana. En algunos casos, como los que he vivido personalmente, acabas subcontratando un asesoramiento legal especializado en protección de datos, un recurso que bien utilizado puede suponer un avance importante que viene a cubrir una necesidad real con personal especializado. Pero esto no deja de ser pan para hoy hambre para mañana, tiene que haber personal interno que gestione de forma eficiente la LOPD.

Creo que, en muchos casos, la Administración no tiene esa conciencia de privacidad y asocian (erróneamente) la LOPD a esas cláusulas informativas (en algunos casos un par de líneas) al final de los formularios en papel, y con suerte hasta puede que las veas en formularios online. Eso, y tener declarados los ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos. Todo un clásico eso de decir que se cumple la LOPD porque «tengo declarados los ficheros«. Pues muy bien, majete, eso no solo es algo que tienes que hacer por obligación (hasta dentro de unos meses que venga el huracán RGPD), sino que solamente es el comienzo de algo mucho más grande y que tendrás que gestionar de por vida… aunque una vez declarados los ficheros, ahí se quedan de por vida (como los funcionarios).

Yo me he comido alguna revisión completa de ficheros, nuevas altas, modificaciones y supresiones, publicaciones en boletines oficiales, cambios de finalidad, cambios de titularidad, homogeinización, y muchas reuniones de revisión de procedimientos para ver el flujo de los datos personales. Cuando te acercas a un departamento para ver cómo gestionan los datos personales te puedes encontrar con gente que apenas ha oído hablar de ello (y en algunos casos les da igual) o que te ven como su salvador para resolver aquellas dudas que tenían al conocer la LOPD y no saber cómo aplicarla correctamente.

Es curioso ver como la LOPD suele ser uno de los temas comunes que entran en todos los temarios de oposiciones, sobre todo en los cuerpos superiores, pero después queda relegada en una esquina, muy por detrás de la ley de contratos o la ley de procedimiento administrativo (sí, con leyes nuevecitas).

Aún no conozco a ningún Responsable de Seguridad en la Administración Local, tal y como lo establece la LOPD (nombrado como tal), y hablamos de una Ley de hace 18 años y de un Reglamento regulador de hace 10. No veo la más mínima preocupación política ni directiva por un tema que debería preocupar (y mucho). Al fin y al cabo la gestión de la LOPD no da visibilidad, es de esos trabajos que hay que hacer (pero solo lo mínimo). Hasta que ocurre algo grave, como expedientes con datos personales perdidos en contenedores a la vista de todos o fugas de datos en pen drives olvidados en una cafetería. Pero ni con esas, al no haber sanciones económicas para la Administración tampoco es algo que resulte muy grave para el político de turno, como mucho acaba en un buen rapapolvo o en el cambio de la persona que gestiona la LOPD, pero sin más responsabilidades ni mayores medidas paliativas.

Y ya no te cuento lo que se nos viene con la nueva regulación europea. Algunos venimos hace casi dos años siguiendo la pista de lo que se nos viene en mayo de 2018. Algunos hasta hemos advertido de todo lo que hay que hacer para que se produzca una transición suave… pero como quien escucha cantos de sirena. Lo malo es que los sueños pueden convertirse en pesadillas. Voy a ver muchos cuentos del lobo cuando entre en vigor el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos y la nueva LOPD (que se estima que entre en vigor por la misma época). Habrá prisas «por cumplir», pero este RGPD deja mucha más libertad (y proactividad) para su cumplimiento, y otra cosa no se, pero proactiva proactiva no suele ser la Administración. Veremos cómo se encaja un DPO dentro de la estructura organizativa de la Administración (acabará siendo un contrato jugoso para muchas consultoras). Los departamentos de Recursos Humanos también tienen mucho que decir en esto, hay que repartir responsabilidades, habrá que crear nuevos puestos y probablemente nuevas unidades orgánicas, con personal formado (por ejemplo siguiendo el itinerario propuesto por la AEPD y la ENAC).

Reconozco que es un tema que me apasiona (junto con la Transparencia), pero tiene tan poco apoyo que al final desconectas. Sabes que las cosas no se están haciendo bien, lo reportas, pero no se hace nada. Sin consecuencias tangibles por incumplimientos todo seguirá igual. Espero equivocarme.

 

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